Het zit allemaal in de mix: samenwerkingstools correct gebruiken

Met digitalisering en nieuwe, innovatieve technologieën worden de componenten van producten, diensten en vele andere diensten vandaag en op verschillende plaatsen in de wereld parallel geschapen. Met behulp van agile werkmethoden werken verschillende teams onafhankelijk en onafhankelijk aan dezelfde projecten. Individuele taken worden autonoom uitgevoerd. Met als gevolg dat de stemprocessen volledig veranderen. En niet alleen dat: alle informatie moet te allen tijde voor alle partijen beschikbaar zijn en internationale teams moeten tegelijkertijd toegang hebben.

Er is nu een hele reeks hulpmiddelen – zoals Trello, Asana of Slack – om orde te scheppen in de communicatie- en planningsjungle, om informatiekloven te voorkomen en voor een transparante uitwisseling tussen alle belanghebbenden van het project te zorgen. Elk van deze tools heeft verschillende sterke punten. Daarom is het voor verschillende doelen om het beste instrument te vinden. Het alternatief – vaak dure alles-in-één programma’s – zijn softwareoplossingen met maximale functionaliteit. De meeste bedrijven hier betalen voor prestaties die ze niet gebruiken. Daarom is het meestal de moeite waard om de werkelijke behoeften te analyseren en vervolgens de orkestratie van gespecialiseerde oplossingen te optimaliseren.

tonen

De volgende tools zijn een voorbeeld van hoe digitale applicaties kunnen helpen bij het vereenvoudigen en stroomlijnen van samenwerking bij grootschalige projecten.

Maandag organiseert projecten

Tussen het begin van het project (vreugde van opwinding) en het einde van het project (vreugde van uitputting) ligt het ‘rommelige midden’. Dus de tijd waarin het team door de modder naar voren kruipt: deze keer doet pijn, is vermoeiend en duurt vaak veel langer dan je denkt. Een tool zoals maandag helpt de pijn te minimaliseren door de projectorganisatie te vereenvoudigen – en het ook leuk te maken. Maandag splitst projecten op in hun individuele taken en maakt ze bewerkbaar als items: dit kan worden gebruikt om te bepalen wie een taak tijdens de huidige werkweek accepteert, wanneer deze moet worden voltooid, in welke status deze zich bevindt en van welke andere taken het afhankelijk is ,

Eigenlijk niets wilds. Maar het hebben van een oppervlak waar gecompliceerde projecten gemakkelijk kunnen worden afgebeeld en beheerd, en de taken van klanten en dienstverleners kunnen worden samengebracht, is al een groot probleem. De heldere output geeft structuur, wat ook de creatieve processen inspireert. Net als bij de “woningbouw” is op elk moment zichtbaar, welke taken zijn al voltooid. Dat geeft een goed gevoel.

Feedly structureert kennis

Op het web is alle kennis met een muisklik verwijderd. Het onderzoeken en vinden van informatie is vandaag niet langer een uitdaging. Om deze efficiënt te structureren en te verwerken, maar nu al. Feedly verandert dat door u in staat te stellen kennis op boards te beheren. Voor elk onderwerp of project maakt u een reeks vragen om te beantwoorden. Een concreet voorbeeld uit de retailcontext ziet er als volgt uit: De vraag is: “Welke nieuwe rol speelt stationaire detailhandel in een wereld van bezorging op dezelfde dag?”. Wanneer ik een artikel op internet op internet vind, sla ik het gewoon op met de browserplug-in. Hiervoor selecteer ik de vraag waaraan het artikel betaalt. Ik markeer ook de belangrijke passages in de tekst en voeg opmerkingen in – natuurlijk optioneel. Dit creëert een aanvullend leesniveau, wat betekent dat kennis niet alleen gestructureerd is, maar ook gemakkelijker te begrijpen is voor anderen. De boards geven een samenvatting van de kwalitatief vaak waardevolle output. Ze kunnen echter ook beschikbaar worden gesteld aan andere geadresseerden, bijvoorbeeld als een klantnieuwsbrief met alle opgeslagen artikelen over een onderwerp, inclusief samenvatting en markeringen. Dit creëert een inhoudelijk kampvuur met spannende artikelen als verhalen.

Ook interessant: How to: Tools voor projectmanagement

Communiceer in realtime met Slack

In de privésector zijn realtime communicatiestandaard en berichtendiensten zoals WhatsApp onmisbaar geworden in ons dagelijks leven. Slack speelt in op deze ontwikkeling en maakt al een aantal jaren realtime informatie-uitwisseling mogelijk, waaronder complexe projectcommunicatie. Iedereen in het project is altijd in beeld. De kwaliteit van de uitvoer verandert twee keer: ten eerste zijn we veel sneller op onze bestemming. Iedere medewerker zit altijd in de boot, wat betekent dat u niet moeizaam hoeft te vertalen tussen afdelingen of medewerkers. Ten tweede kan iedereen op elk moment commentaar geven op werkstatistieken. Hierdoor kunnen projectbeslissers sneller zien wanneer teams verdwalen in hun To Dos en projectwerk tijdig in de juiste richting sturen. Slack is ook zo sterk, omdat het zichzelf heeft gevestigd als een communicatiehub die talloze andere tools via interfaces integreert, zoals kalenders, e-mail, cloudservices zoals Dropbox of projectbeheertools zoals maandag. U kunt dus alle processen en processen centraal beheren en organiseren zonder dat u de tool voortdurend hoeft te veranderen.

conclusie

Slack, Monday en Feedly zijn – net als veel andere tools – gemakkelijk te gebruiken en goedkoop om te kopen. Iedereen die ze voor het juiste doel gebruikt en integreert, optimaliseert de communicatie, zowel intern als met klanten. Omdat digitale samenwerkingstools samenwerking vereenvoudigen, processen versnellen en betalen voor creativiteit. De voorwaarde hiervoor is dat bestaande processen en werkwijzen kritisch worden onderzocht en alle deelnemers hun eisen voor projectcommunicatie transparant maken. Op basis hiervan kunnen eisen worden gedefinieerd en vertaald in tools.

Digitale samenwerking heeft het potentieel om communicatie naar een nieuw niveau te tillen en alle belanghebbenden de informatie te bieden die ze nodig hebben. Tegelijkertijd krijgt iedereen de kans om deel te nemen en hun kennis te delen. Dit vereenvoudigt de samenwerking. Bovendien verbetert de productkwaliteit ook – dankzij de toevoeging van gemakkelijk toegankelijke informatie.

Misschien ben je hier ook in geïnteresseerd: Knopinfo: speling

Clemens Pavel is directeur van het strategisch adviesbureau uit Frankfurt, dat problemen van digitalisering oplost, zoals de nieuwe rol van retail of veranderingen in organisatieontwerp door radicale vereenvoudiging.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *